Overstappen naar MEWS-hotelsoftware kost gemiddeld 4 tot 8 weken, afhankelijk van de grootte van uw hotel en de complexiteit van uw huidige systemen. De voorbereiding neemt ongeveer 2 tot 4 weken in beslag, gevolgd door 1 tot 2 weken voor de daadwerkelijke datamigratie en nog eens 1 tot 2 weken voor training en volledige adoptie door uw team. Deze tijdlijn kan worden verkort met goede planning en professionele begeleiding.
Wat is MEWS en waarom overwegen hoteleigenaren de overstap?
MEWS is een modern, cloudbased propertymanagementsysteem dat speciaal ontwikkeld is voor de hospitalitysector. Het platform biedt geïntegreerde oplossingen voor reserveringen, gastbeheer, revenue management en operationele processen. Hoteleigenaren kiezen voor MEWS vanwege de gebruiksvriendelijke interface, realtime data-inzichten en de mogelijkheid om vanaf elke locatie te werken.
Het belangrijkste voordeel van MEWS-hotelsoftware is de automatisering van repetitieve taken, waardoor hotelmedewerkers meer tijd hebben voor persoonlijke gastservice. Het systeem integreert naadloos met moderne technologieën zoals keyless entry-systemen, wat we bij onze accommodatiebeheerdiensten ook succesvol toepassen. De cloudbased architectuur betekent dat updates automatisch worden doorgevoerd, zonder onderbreking van uw dagelijkse operaties.
Traditionele hotelmanagementsystemen vereisen vaak lokale servers en een complexe IT-infrastructuur. MEWS daarentegen werkt volledig in de cloud, waardoor investeringen in hardware overbodig worden en toegankelijkheid vanaf elk apparaat mogelijk is. Deze flexibiliteit is vooral waardevol voor hoteleigenaren die meerdere locaties beheren of regelmatig onderweg zijn.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding voor een MEWS-migratie?
De voorbereidingsfase voor een MEWS-migratie duurt doorgaans 2 tot 4 weken, waarbij grotere hotels met complexere systemen aan de bovenkant van dit spectrum zitten. Deze periode omvat het inventariseren van alle huidige data, het analyseren van bestaande integraties en het opstellen van een gedetailleerd migratieplan dat minimale verstoring van uw dagelijkse operaties garandeert.
Tijdens de voorbereiding is het essentieel om een dedicated projectteam samen te stellen, bestaande uit vertegenwoordigers van receptie, housekeeping, revenue management en IT. Dit team coördineert de datainventarisatie, waarbij alle gastgegevens, reserveringshistorie, tariefstructuren en rapportages worden gedocumenteerd. Een grondige inventarisatie voorkomt verrassingen tijdens de daadwerkelijke migratie.
Het plannen van teamtraining is een cruciaal onderdeel van de voorbereiding. We adviseren om trainingsessies te spreiden over meerdere weken, zodat medewerkers de tijd krijgen om vertrouwd te raken met het nieuwe systeem. De integratieanalyse identificeert welke externe systemen gekoppeld moeten worden aan MEWS, zoals boekingskanalen, betaalsystemen en keyless entry-oplossingen.
Wat zijn de verschillende fases van een MEWS-implementatie?
Een MEWS-implementatie bestaat uit zes hoofdfases die systematisch worden doorlopen. De data-export uit uw huidige systeem vormt de eerste fase, gevolgd door de configuratie van uw MEWS-omgeving. Daarna volgen data-import en mapping, integratie met bestaande tools, een uitgebreide testfase en uiteindelijk het go-live-moment, waarbij het systeem operationeel wordt.
De data-exportfase vereist zorgvuldige planning om geen belangrijke informatie te verliezen. Alle gastgegevens, reserveringen, financiële data en historische rapporten worden geëxporteerd in een format dat MEWS kan verwerken. De configuratiefase omvat het instellen van kamertypes, tariefplannen, belastingregels en gebruikersrechten volgens uw specifieke hotelstructuur.
Tijdens de data-import- en mappingfase worden alle geëxporteerde gegevens zorgvuldig overgezet naar MEWS. Dit proces vereist nauwkeurige controle om te verzekeren dat alle informatie correct wordt gekoppeld. De integratiefase verbindt MEWS met uw bestaande ecosysteem van tools en diensten. De testfase is cruciaal voor het identificeren en oplossen van eventuele problemen voordat het systeem live gaat.
Hoeveel tijd neemt de daadwerkelijke datamigratie in beslag?
De daadwerkelijke datamigratie voor MEWS neemt tussen de 3 en 10 werkdagen in beslag, sterk afhankelijk van het aantal kamers en de hoeveelheid historische data. Een boetiekhotel met 20 kamers kan vaak binnen 3 tot 5 dagen volledig gemigreerd zijn, terwijl een hotel met 100+ kamers en jaren aan reserveringshistorie meer tijd nodig heeft.
De complexiteit van uw huidige systemen speelt een belangrijke rol in de migratieduur. Hotels die werken met verouderde of sterk aangepaste systemen hebben vaak meer tijd nodig voor data-extractie en conversie. Het is belangrijk om tijdens deze periode een parallelle operatie te handhaven, waarbij het oude systeem beschikbaar blijft tot de migratie volledig is afgerond.
Best practices voor een soepele datamigratie omvatten het uitvoeren van de migratie tijdens een rustigere periode, het maken van complete back-ups vooraf en het hebben van technische ondersteuning stand-by. We raden aan om eerst een testmigratie uit te voeren met een subset van uw data om potentiële problemen vroegtijdig te identificeren en op te lossen.
Wanneer kunnen medewerkers effectief met MEWS werken?
Medewerkers kunnen basistaken in MEWS uitvoeren na ongeveer 1 week training, maar volledige beheersing van alle functies vereist doorgaans 2 tot 4 weken, afhankelijk van hun technische vaardigheid en eerdere ervaring met hotelsoftware. Receptiemedewerkers hebben meestal de kortste leercurve, omdat MEWS intuïtief is ontworpen voor dagelijkse frontofficetaken.
De leercurve verschilt per afdeling binnen uw hotel. Receptiemedewerkers kunnen na 3 tot 5 dagen training effectief check-ins en check-outs verwerken. Housekeeping heeft ongeveer een week nodig om vertrouwd te raken met de mobiele app voor kamerstatusupdates. Revenue managers hebben meer tijd nodig, vaak 2 tot 3 weken, om alle geavanceerde rapportage- en prijsbeheerfuncties onder de knie te krijgen.
Om het leerproces te versnellen, adviseren we een gefaseerde aanpak, waarbij medewerkers eerst de basisfuncties leren voordat ze overgaan op complexere taken. Het aanwijzen van MEWS-champions binnen elk team, die als eerste experts worden en collega’s kunnen ondersteunen, is zeer effectief. Regelmatige opfriscursussen en het gebruik van MEWS-trainingsmaterialen helpen om de adoptie te versnellen.
Welke factoren kunnen de overstaptijd naar MEWS verlengen?
Complexe integraties met legacy-systemen vormen de grootste vertragingsfactor bij MEWS-implementaties. Hotels met aangepaste koppelingen naar boekhoudsoftware, revenue managementtools of propertyspecifieke systemen hebben extra tijd nodig voor het ontwikkelen en testen van nieuwe integraties. Seizoensgebonden drukte kan ook voor vertraging zorgen wanneer teams geen tijd hebben voor training.
Onvolledige of inconsistente data in uw huidige systeem vertraagt het migratieproces aanzienlijk. Dubbele gastprofielen, ontbrekende reserveringsdetails of incorrecte financiële gegevens moeten eerst worden opgeschoond voordat ze naar MEWS kunnen worden overgezet. Technische uitdagingen, zoals verouderde servers of trage internetverbindingen, kunnen de dataoverdracht vertragen.
Om deze vertragingen te minimaliseren, is proactieve planning essentieel. Begin ruim op tijd met het opschonen van uw data, plan de implementatie buiten het hoogseizoen en zorg voor een adequate technische infrastructuur. Het vroegtijdig identificeren van alle benodigde integraties en het betrekken van leveranciers in het planningsproces voorkomt lastminuteverrassingen die de tijdlijn kunnen verstoren.
Hoe kun je de MEWS-implementatie versnellen zonder kwaliteit te verliezen?
Een MEWS-implementatie kan worden versneld door goede voorbereiding en het aanstellen van een dedicated projectteam dat volledig gefocust is op de migratie. Door te kiezen voor een gefaseerde aanpak, waarbij eerst kernfuncties worden geïmplementeerd en later aanvullende modules worden toegevoegd, kunt u sneller operationeel zijn zonder concessies te doen aan de kwaliteit.
Het prioriteren van kernfuncties betekent dat u begint met essentiële modules zoals reserveringsbeheer en frontoffice-operaties. Geavanceerde functies, zoals uitgebreide rapportages of complexe revenue managementtools, kunnen in een tweede fase worden toegevoegd. Deze aanpak stelt uw team in staat om stapsgewijs te leren, zonder overweldigd te raken door te veel nieuwe functionaliteit tegelijk.
Maximaal gebruikmaken van MEWS-supportresources versnelt het implementatieproces aanzienlijk. MEWS biedt uitgebreide documentatie, videotutorials en directe ondersteuning van implementatiespecialisten. Het plannen van intensieve trainingsessies in de eerste week na go-live, waarbij MEWS-experts on-site aanwezig zijn, helpt teams om snel zelfstandig te worden. Een duidelijke communicatiestrategie, waarbij alle medewerkers op de hoogte zijn van de planning en hun rol in het proces, voorkomt onnodige vertragingen.
De overstap naar MEWS hoeft geen langdurig proces te zijn wanneer u de juiste aanpak kiest. Met professionele begeleiding en een doordacht implementatieplan kan uw hotel binnen 4 tot 8 weken volledig operationeel zijn met dit moderne systeem. Bent u benieuwd hoe wij u kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van uw hotelbeheer? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek over de mogelijkheden voor uw accommodatie.
