Hotels zoeken steeds vaker naar alternatieven voor MEWS vanwege verschillende redenen, zoals prijsstructuur, beperkte functionaliteiten of integratieproblemen. Een goed PMS-alternatief moet essentiële functies bieden, zoals boekingsbeheer, channelmanagement en revenuemanagementtools. De keuze tussen cloudbased en on-premise oplossingen hangt af van factoren zoals toegankelijkheid, kosten en schaalbaarheid. Bij het selecteren van het beste alternatief voor jouw accommodatie zijn zowel de technische mogelijkheden als de specifieke behoeften van jouw hotel doorslaggevend.
Wat is MEWS en waarom zoeken hotels naar alternatieven?
MEWS is een cloudbased propertymanagementsysteem (PMS) dat hotels helpt bij het beheren van reserveringen, gastgegevens en dagelijkse operaties. Het systeem biedt functionaliteiten zoals realtime boekingsbeheer, geautomatiseerde facturatie en integraties met verschillende distributiekanalen. Hotels zoeken echter naar alternatieven vanwege de complexiteit van het systeem, de prijsstructuur die voor kleinere accommodaties kostbaar kan zijn, of de beperkte aanpassingsmogelijkheden voor specifieke bedrijfsprocessen.
De meest voorkomende redenen om voor alternatieven voor MEWS te kiezen zijn de behoefte aan meer gebruiksvriendelijke interfaces, betere lokale ondersteuning of specifieke functionaliteiten die MEWS niet biedt. Veel hoteleigenaren ervaren dat ze niet alle functies van MEWS gebruiken, maar wel betalen voor het complete pakket. Daarnaast speelt de wens voor betere integraties met lokale betaalsystemen of specifieke channelmanagers een belangrijke rol.
Voor Nederlandse hotels zijn ook de taalondersteuning en de naleving van lokale wet- en regelgeving een belangrijke overweging. Sommige hotels hebben behoefte aan software die beter aansluit bij de Nederlandse markt en voorschriften. Het evalueren van alternatieven wordt daarom steeds belangrijker voor hotels die hun operationele efficiëntie willen verbeteren zonder concessies te doen aan functionaliteit.
Welke essentiële functies moet een goed PMS-alternatief hebben?
Een effectief PMS-alternatief moet minimaal beschikken over robuust boekingsbeheer, realtime beschikbaarheidsupdates, geïntegreerd channelmanagement en uitgebreide rapportagemogelijkheden. Deze basisfuncties vormen het fundament voor efficiënt hotelbeheer. Daarnaast zijn geautomatiseerde gastcommunicatie, revenuemanagementtools en housekeepingmanagement essentieel voor moderne accommodaties die hun operaties willen stroomlijnen.
Channelmanagement is cruciaal voor het synchroniseren van beschikbaarheid en prijzen op verschillende boekingsplatforms. Een goed systeem voorkomt dubbele boekingen en maximaliseert de online zichtbaarheid. Revenuemanagementfunctionaliteiten helpen bij het optimaliseren van prijzen op basis van vraag, seizoen en lokale evenementen. Deze tools gebruiken vaak AI-gedreven dynamische prijsstelling om de omzet te maximaliseren.
Moderne PMS-oplossingen moeten ook mobiele toegang bieden, zodat hotelmanagers vanaf elke locatie hun operaties kunnen beheren. Integratie met slimme sloten voor keyless entry, thermostaten voor energiebeheer en betaalsystemen voor naadloze transacties wordt steeds belangrijker. Een gebruiksvriendelijke interface die minimale training vereist, is essentieel voor snelle adoptie door het personeel.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen cloudbased en on-premise PMS-oplossingen?
Cloudbased PMS-systemen bieden toegang via internet vanaf elk apparaat, automatische updates en lagere initiële investeringen. On-premise oplossingen vereisen lokale servers, eenmalige licentiekosten en eigen IT-beheer, maar bieden volledige controle over data. De keuze hangt af van factoren zoals budget, technische expertise, internetbetrouwbaarheid en de beveiligingsvereisten van de accommodatie.
Cloudoplossingen excelleren in schaalbaarheid en flexibiliteit. Hotels kunnen eenvoudig functies toevoegen of verwijderen zonder hardware-investeringen. Updates gebeuren automatisch zonder downtime en back-ups worden beheerd door de leverancier. De maandelijkse abonnementskosten maken budgettering voorspelbaar. Voor hotels met meerdere locaties bieden cloudsystemen gecentraliseerd beheer en realtime inzichten.
On-premise systemen bieden volledige controle over data en aanpassingsmogelijkheden. Voor hotels met specifieke beveiligingseisen of in gebieden met onbetrouwbaar internet kunnen deze systemen voordelig zijn. De totale eigendomskosten kunnen op de lange termijn lager zijn, vooral voor grote hotels. De verantwoordelijkheid voor onderhoud, updates en beveiliging ligt echter volledig bij het hotel, wat extra personeel of externe IT-ondersteuning vereist.
Hoe vergelijk je de kosten van verschillende PMS-alternatieven effectief?
Een effectieve kostenvergelijking begint met het identificeren van alle kostencomponenten: licentiekosten, implementatiekosten, trainingskosten en lopende onderhoudskosten. Bereken de Total Cost of Ownership (TCO) over drie tot vijf jaar, inclusief verborgen kosten zoals datamigratie, integraties en support. Vergelijk deze met de verwachte ROI door efficiëntiewinst, hogere bezettingsgraden en verbeterd revenuemanagement.
Belangrijke kostenfactoren om te overwegen zijn het aantal kamers, gebruikers en benodigde modules. Veel leveranciers hanteren gestaffelde prijzen, waarbij de kosten per kamer dalen bij grotere volumes. Let op contractvoorwaarden zoals minimale contractduur, opzegvoorwaarden en mogelijke prijsverhogingen. Sommige systemen rekenen extra voor integraties, API-toegang of premium support.
Bij het berekenen van de ROI moet je kijken naar tijdsbesparing door automatisering, verhoogde omzet door betere prijsoptimalisatie en minder fouten door geïntegreerde systemen. Een systeem dat professionele accommodatiebeheerdiensten ondersteunt, kan substantiële operationele besparingen opleveren. Vraag referenties van vergelijkbare hotels en informeer naar hun ervaringen met kostenbesparingen en omzetverhoging.
Welke populaire MEWS-alternatieven zijn er voor Nederlandse hotels?
In de Nederlandse markt zijn verschillende PMS-alternatieven populair, waaronder Booking Experts, RoomRaccoon, Little Hotelier en Hotelogix. Deze systemen onderscheiden zich door specifieke functionaliteiten, prijsmodellen en doelgroepen. Booking Experts richt zich bijvoorbeeld sterk op de Nederlandse vakantieverhuurmarkt, met uitgebreide integraties met lokale dienstverleners. RoomRaccoon biedt een gebruiksvriendelijke interface, speciaal ontwikkeld voor boetiekhotels en B&B’s.
Voor hotels die MEWS-hotelsoftware willen vervangen, zijn er ook internationale spelers zoals Cloudbeds, Guesty en Hostfully die sterke posities hebben. Deze platforms bieden vaak uitgebreidere functionaliteiten, maar kunnen duurder zijn. Ze excelleren in multipropertymanagement en geavanceerde analytics. De keuze hangt af van specifieke behoeften, zoals taalondersteuning, lokale payment gateways en integraties met Nederlandse boekhoudsoftware.
Kleinere accommodaties kiezen vaak voor oplossingen zoals Beds24 of Lodgify vanwege de lagere kosten en eenvoudige setup. Deze systemen bieden basisfunctionaliteiten tegen concurrerende prijzen. Voor hotels die willen groeien, zijn schaalbaarheid en uitbreidingsmogelijkheden belangrijke overwegingen. Evalueer of het systeem meegroeit met jouw ambities zonder ingrijpende migratietrajecten.
Wat zijn de belangrijkste integratiemogelijkheden die je moet overwegen?
Essentiële integraties voor een modern PMS omvatten channelmanagers voor distributie naar OTA’s, revenuemanagementsystemen voor prijsoptimalisatie, betaalverwerkers voor veilige transacties en housekeepingapps voor operationele efficiëntie. Deze integraties moeten naadloos samenwerken om dubbel werk te voorkomen en realtime data-uitwisseling te garanderen. De prioriteit moet liggen bij integraties die direct impact hebben op de gastervaring en de operationele efficiëntie.
Channelmanagerintegraties zijn cruciaal voor het beheren van online distributie. Populaire opties zoals de Channel Manager van Booking.com, SiteMinder of Channex moeten two-way synchronisatie ondersteunen. Voor Nederlandse hotels zijn integraties met lokale platforms zoals Recron of HISWA ook relevant. Revenuemanagementtools zoals RoomPriceGenie of Atomize helpen bij het optimaliseren van prijzen op basis van marktdata.
Operationele integraties verbeteren de dagelijkse workflow. Denk aan slimme sloten voor contactloos inchecken, POS-systemen voor F&B-integratie en gastcommunicatieplatforms voor gepersonaliseerde service. Boekhoudintegraties met software zoals Exact of Twinfield stroomlijnen financiële processen. Voor hotels die MEWS-training volgen of andere systemen implementeren, is de beschikbaarheid van API’s en documentatie cruciaal voor een succesvolle integratie.
Hoe kies je het beste PMS-alternatief voor jouw specifieke accommodatietype?
De selectie van het juiste PMS begint met een grondige analyse van jouw accommodatietype, grootte, doelgroep en operationele behoeften. Boetiekhotels hebben andere vereisten dan grote ketens, terwijl B&B’s weer specifieke functies nodig hebben voor persoonlijke service. Maak een lijst van musthavefuncties, nice-to-havefeatures en toekomstige groeiscenario’s. Evalueer minimaal drie tot vijf systemen die passen bij jouw profiel en vraag demo’s aan.
Het selectieproces moet stakeholders uit verschillende afdelingen betrekken. De frontoffice heeft behoefte aan gebruiksgemak, housekeeping aan efficiënte planning en het management aan uitgebreide rapportages. Test de systemen in realistische scenario’s tijdens proefperiodes. Let op de leercurve voor personeel en de beschikbaarheid van training en support in het Nederlands. Een systeem dat in eerste instantie complex lijkt, kan op de lange termijn meer waarde bieden als het goed aansluit op jouw processen.
Voor de definitieve beslissing weeg je functionaliteit, kosten, schaalbaarheid en de reputatie van de leverancier tegen elkaar af. Vraag referenties van vergelijkbare accommodaties en informeer naar hun ervaringen met implementatie en dagelijks gebruik. Overweeg ook de toekomstbestendigheid van de leverancier en zijn trackrecord in productontwikkeling. Een goede PMS-keuze ondersteunt jouw groeiambities en verbetert zowel de gastervaring als de operationele efficiëntie. Voor hulp bij het optimaliseren van jouw boekingsprocessen en het selecteren van de juiste technologie, neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
