Overstappen naar MEWS is een belangrijke beslissing die steeds meer hotels en accommodaties overwegen wanneer hun huidige systemen niet meer voldoen aan moderne eisen. Het juiste moment voor deze overstap hangt af van verschillende factoren, waaronder de beperkingen van je huidige software, je groeiambities en de bereidheid om te investeren in digitale transformatie. Deze gids beantwoordt de belangrijkste vragen die hoteleigenaren hebben over het overstappen naar dit moderne propertymanagementsysteem.
Wat is MEWS en waarom overwegen steeds meer hotels deze overstap?
MEWS is een cloudbased propertymanagementsysteem dat specifiek ontwikkeld is voor moderne hotels en accommodaties. Het platform biedt een volledig geïntegreerde oplossing voor reserveringsbeheer, gastcommunicatie, housekeeping en financiële rapportages. Steeds meer hotels kiezen voor MEWS vanwege de gebruiksvriendelijke interface, uitgebreide integratiemogelijkheden en de focus op het verbeteren van de gastervaring door automatisering van routinetaken.
De verschuiving naar MEWS-hotelsoftware past binnen de bredere trend van digitale transformatie in de hospitalitysector. Hotels zoeken systemen die niet alleen operationele processen stroomlijnen, maar ook realtime inzichten bieden voor betere besluitvorming. MEWS onderscheidt zich door zijn open API-structuur, waardoor naadloze koppelingen mogelijk zijn met andere tools zoals revenuemanagementsystemen, channelmanagers en gastcommunicatieplatforms.
Het momentum voor cloudbased oplossingen zoals MEWS groeit doordat hotels flexibiliteit en schaalbaarheid nodig hebben. Traditionele on-premisesystemen kunnen deze moderne eisen niet meer vervullen. Hotels die overstappen, rapporteren verbeterde operationele efficiëntie, betere teamcommunicatie en de mogelijkheid om vanaf elke locatie toegang te hebben tot cruciale bedrijfsinformatie.
Welke signalen geven aan dat je huidige systeem niet meer volstaat?
Er zijn verschillende duidelijke signalen die aangeven dat je huidige propertymanagementsysteem aan vervanging toe is. Handmatige processen die veel tijd kosten, zoals het overzetten van reserveringen tussen systemen of het bijhouden van gastgegevens in spreadsheets, zijn sterke indicatoren. Ook wanneer je team klaagt over trage systemen, beperkte rapportagemogelijkheden of het ontbreken van mobiele toegang, is het tijd om alternatieven te overwegen.
Gebrek aan integraties vormt een groot probleem voor moderne hotels. Wanneer je systeem niet kan communiceren met je channelmanager, revenuemanagementtools of gastcommunicatieplatforms, creëer je inefficiënties die direct impact hebben op je omzet en gastervaring. Hotels die nog werken met verouderde software merken vaak dat ze achterop raken bij concurrenten die wel gebruikmaken van geïntegreerde oplossingen.
De gastervaring lijdt ook onder verouderde systemen. Lange wachttijden bij het inchecken, het ontbreken van keyless entry-opties en beperkte communicatiemogelijkheden frustreren moderne gasten die gewend zijn aan naadloze digitale ervaringen. Wanneer je merkt dat gastbeoordelingen negatief worden beïnvloed door operationele beperkingen, is dat een duidelijk signaal voor verandering.
Hoe weet je of MEWS past bij jouw type accommodatie?
MEWS is geschikt voor verschillende typen accommodaties, maar past het beste bij hotels die waarde hechten aan moderne technologie en operationele efficiëntie. Boutiquehotels profiteren van de flexibiliteit om unieke gastervaringen te creëren, terwijl hotelketens de schaalbaarheid en multipropertyfunctionaliteiten waarderen. Voor bed & breakfasts en kleinere accommodaties kan MEWS interessant zijn wanneer groeiambities en professionalisering prioriteit hebben.
De schaalgrootte van je operatie speelt een belangrijke rol. Hotels met meer dan tien kamers kunnen meestal de investering in MEWS-software rechtvaardigen door de efficiëntiewinsten. Kleinere accommodaties moeten afwegen of de uitgebreide functionaliteiten opwegen tegen de kosten. Het is belangrijk om te kijken naar je huidige bezettingsgraad, gemiddelde kamerprijs en operationele complexiteit.
Internationale ambities maken MEWS extra aantrekkelijk. Het systeem ondersteunt meerdere talen, valuta’s en belastingstructuren, wat essentieel is voor hotels die gasten uit verschillende landen ontvangen. Ook de mogelijkheid om met internationale paymentproviders te werken en aan lokale wetgeving te voldoen, maakt MEWS geschikt voor accommodaties met een internationale focus. Als professionele partner kunnen wij je adviseren over de beste accommodatiebeheeroplossingen die aansluiten bij jouw specifieke situatie.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van overstappen naar MEWS?
De automatisering van dagelijkse taken staat centraal bij de voordelen van MEWS. Het systeem automatiseert check-inprocessen, genereert automatisch facturen en stuurt gepersonaliseerde gastcommunicatie op het juiste moment. Deze automatisering bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook menselijke fouten. Hotels rapporteren tijdsbesparingen tot enkele uren per dag door geautomatiseerde processen.
Realtime inzichten transformeren de manier waarop hotels beslissingen nemen. Met MEWS hebben managers direct toegang tot bezettingsgraad, omzetcijfers en gastgedrag via intuïtieve dashboards. Deze data helpt bij het optimaliseren van prijsstrategieën, personeelsplanning en investeringsbeslissingen. De mobiele app zorgt ervoor dat deze informatie altijd beschikbaar is, ook wanneer je niet op locatie bent.
De naadloze integraties met andere tools maken MEWS tot een centraal platform voor al je hoteloperaties. Van channelmanagers tot revenuemanagementsystemen, alles werkt samen zonder handmatige tussenkomst. Dit vermindert niet alleen de werkdruk, maar zorgt ook voor consistente data in alle systemen. De open API maakt het mogelijk om ook toekomstige innovaties eenvoudig te integreren.
Hoeveel kost de overstap naar MEWS en wat krijg je ervoor terug?
De kostenstructuur van MEWS bestaat uit verschillende componenten die je moet overwegen. Naast de maandelijkse abonnementskosten zijn er implementatiekosten, trainingskosten voor je team en mogelijk kosten voor datamigratie. Het is belangrijk om een complete businesscase te maken waarin alle kosten en verwachte besparingen worden meegenomen. Denk hierbij aan lagere personeelskosten door automatisering en verhoogde omzet door betere pricingstrategieën.
Wanneer je overstappen naar MEWS overweegt, moet je ook rekening houden met de waarde die je terugkrijgt. Hotels zien vaak verbeteringen in operationele efficiëntie, hogere gasttevredenheidsscores en betere revenuemanagementresultaten. De investering in moderne technologie positioneert je hotel ook beter voor toekomstige ontwikkelingen in de markt.
Vergelijk de totale eigendomskosten met traditionele systemen, waarbij je vaak te maken hebt met hardware-investeringen, onderhoudscontracten en upgradekosten. Cloudbased oplossingen zoals MEWS hebben voorspelbare maandelijkse kosten zonder verrassingen. De schaalbaarheid betekent dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt, wat vooral voor groeiende hotels aantrekkelijk is.
Hoe verloopt het migratieproces van je huidige systeem naar MEWS?
Het migratietraject begint met een grondige analyse van je huidige data en processen. MEWS-consultants werken samen met je team om alle benodigde informatie te identificeren en een migratieplan op te stellen. Dataoverdracht gebeurt systematisch, waarbij gastgegevens, reserveringen en historische informatie veilig worden overgezet. Het is cruciaal om voldoende tijd te reserveren voor datavalidatie om fouten te voorkomen.
Personeelstraining vormt een essentieel onderdeel van een succesvolle implementatie. MEWS-training volgen gebeurt in fases, beginnend met key users die later als ambassadeurs fungeren binnen het team. De training combineert onlinemodules met hands-on sessies, waarbij medewerkers leren werken met het nieuwe systeem in een veilige testomgeving. Plan minimaal twee weken voor intensieve training voordat je live gaat.
De parallelle testperiode biedt de mogelijkheid om MEWS naast je huidige systeem te draaien. Dit geeft vertrouwen en tijd om eventuele kinderziektes op te lossen zonder impact op dagelijkse operaties. De go-livestrategie wordt zorgvuldig gepland, vaak tijdens een rustiger periode, met 24/7-support tijdens de eerste dagen. Een succesvolle migratie duurt gemiddeld zes tot twaalf weken, afhankelijk van de complexiteit van je operatie.
Wanneer is het beste moment om daadwerkelijk over te stappen?
Strategische timing is cruciaal voor een succesvolle overstap naar MEWS. Het laagseizoen biedt de ideale omstandigheden, omdat er minder operationele druk is en meer tijd beschikbaar is voor training. Hotels plannen vaak implementaties tussen november en februari, wanneer de bezetting lager is. Dit geeft ruimte voor het team om zich volledig te focussen op het leren van het nieuwe systeem, zonder de stress van een volle bezetting.
Contractvernieuwingen met je huidige leverancier vormen natuurlijke momenten om over te stappen. Bekijk je contractvoorwaarden ruim van tevoren om boetes te vermijden en onderhandel eventueel over een gefaseerde uitrol. Ook grote renovaties of uitbreidingen zijn goede momenten, omdat je dan toch al bezig bent met het herinrichten van processen.
De beschikbaarheid van je team en budget zijn praktische overwegingen die het tijdstip beïnvloeden. Zorg dat keymedewerkers niet op vakantie zijn tijdens de implementatie en dat er voldoende budget is gereserveerd, niet alleen voor de software maar ook voor training en eventuele tijdelijke extra ondersteuning. Plan minimaal drie maanden voorbereidingstijd vanaf het moment van beslissing tot go-live. Een goed doordachte overstap naar moderne systemen zoals MEWS kan het verschil maken in de concurrerende hospitalitymarkt. Voor meer informatie over hoe wij je kunnen ondersteunen bij deze digitale transformatie, neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
