Overstappen naar een nieuw Property Management System (PMS) zoals MEWS kan een ingrijpende beslissing zijn voor hoteleigenaren. De migratie van uw huidige systeem naar MEWS-software vereist zorgvuldige planning, maar levert moderne functionaliteiten op die uw operationele efficiëntie aanzienlijk kunnen verbeteren. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over het migratieproces, van voorbereiding tot implementatie, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken voor uw accommodatie.
Wat is MEWS en waarom overwegen zoveel hotels de overstap?
MEWS is een cloudbased Property Management System dat speciaal ontwikkeld is voor moderne hotels en accommodaties. Het systeem onderscheidt zich door volledige automatisering van dagelijkse taken, uitgebreide integratiemogelijkheden met meer dan 600 externe applicaties en een intuïtieve gebruikersinterface die minimale training vereist. Hotels kiezen voor MEWS vanwege de flexibiliteit om overal te werken, realtime inzichten in bedrijfsprestaties en de mogelijkheid om gastervaringen te personaliseren.
De populariteit van MEWS groeit omdat traditionele PMS-systemen vaak vastzitten aan verouderde technologie. Waar oudere systemen lokale servers vereisen en beperkte mobiele functionaliteit bieden, werkt MEWS volledig in de cloud. Dit betekent automatische updates, geen onderhoud aan servers en toegang vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Hotels rapporteren tijdsbesparing door geautomatiseerde processen zoals online check-in, slimme kamertoewijzing en geïntegreerde betaalsystemen.
Voor accommodaties die willen groeien, biedt MEWS schaalbaarheid zonder grote investeringen in hardware. Het systeem groeit mee met uw bedrijf, of u nu één boutiquehotel beheert of uitbreidt naar meerdere locaties. De open API-structuur maakt het mogelijk om bestaande tools te blijven gebruiken, terwijl u profiteert van de moderne MEWS-infrastructuur.
Wanneer is het juiste moment om over te stappen naar een nieuw PMS?
Het juiste moment om over te stappen naar MEWS wordt vaak bepaald door duidelijke signalen in uw dagelijkse operatie. Technische beperkingen zoals trage systemen, frequente crashes of de onmogelijkheid om mobiel te werken zijn sterke indicatoren. Ook wanneer uw huidige PMS geen integraties ondersteunt met moderne boekingskanalen, revenue managementtools of gastcommunicatiesystemen, loopt u inkomsten en efficiëntie mis.
Financiële overwegingen spelen een belangrijke rol bij de timing. Hoge onderhoudskosten voor verouderde servers, dure licenties per werkstation of een gebrek aan transparante prijsstructuren maken een overstap aantrekkelijk. Seizoensgebonden timing is cruciaal: plan de migratie tijdens rustige perioden om operationele verstoringen te minimaliseren. Voor veel hotels betekent dit de wintermaanden, maar dit verschilt per locatie en doelgroep.
Contractuele aspecten vereisen aandacht bij het plannen van de overstap. Controleer opzegtermijnen van uw huidige PMS-leverancier, eventuele boeteclausules en de mogelijkheid om data te exporteren. Begin minimaal zes maanden voor het aflopen van uw contract met oriëntatie op alternatieven. Dit geeft voldoende tijd voor evaluatie, besluitvorming en een soepele transitie zonder dubbele kosten.
Wanneer uw team klaagt over inefficiënte werkprocessen of gasten negatieve feedback geven over trage check-ins en verouderde communicatie, is actie noodzakelijk. Wacht niet tot problemen escaleren, maar gebruik deze signalen als katalysator voor de modernisering van uw accommodatiebeheeroplossingen.
Hoe bereid je je team voor op de overgang naar MEWS?
Een succesvolle implementatie van MEWS begint met effectief changemanagement binnen uw organisatie. Start met het aanwijzen van MEWS-ambassadeurs uit verschillende afdelingen die enthousiast zijn over de verandering. Deze medewerkers worden eerst getraind en fungeren daarna als aanspreekpunt voor collega’s, wat de adoptie versnelt en weerstand vermindert.
Communicatie is essentieel voor draagvlak. Organiseer informatiesessies waarin u de voordelen van MEWS concreet maakt voor elke functie. Receptionisten horen graag over snellere check-ins, housekeeping waardeert realtime kamerstatussen en het management ziet graag verbeterde rapportages. Wees transparant over de tijdlijn en erken dat de overgang aanvankelijk extra inspanning vraagt.
Het volgen van MEWS-training gebeurt gefaseerd om overweldiging te voorkomen. Begin met basistraining voor kernfunctionaliteiten die dagelijks gebruikt worden. Plan vervolgens verdiepende sessies per afdeling, waarbij specifieke workflows en features behandeld worden. Maak gebruik van de uitgebreide online trainingsmodules van MEWS University, die medewerkers in hun eigen tempo kunnen doorlopen.
Creëer een veilige oefenomgeving waar medewerkers kunnen experimenteren zonder angst voor fouten. MEWS biedt demo-omgevingen waarin teams kunnen oefenen met reserveringen maken, gasten inchecken en rapporten genereren. Plan regelmatige evaluatiemomenten om de voortgang te bespreken en eventuele zorgen weg te nemen. Vier kleine successen tijdens het implementatieproces om de motivatie hoog te houden.
Welke data moet je migreren en hoe zorg je dat niets verloren gaat?
Datamigratie naar MEWS vereist een systematische aanpak waarbij essentiële gastgegevens prioriteit krijgen. Reserveringshistorie, gastvoorkeuren, contactinformatie en loyaliteitsprogrammagegevens vormen de kern van uw migratie. Actuele en toekomstige reserveringen moeten foutloos worden overgezet, inclusief kamertoewijzingen, speciale verzoeken en betalingsinformatie.
Het datamappingproces begint met een inventarisatie van alle gegevensvelden in uw huidige systeem. MEWS-consultants helpen bij het matchen van velden tussen systemen en identificeren welke data direct kan worden overgenomen. Tariefstructuren, kamertypes en beschikbaarheidskalenders vereisen extra aandacht, omdat verschillen in systeemlogica aanpassingen kunnen vereisen.
Back-upprocedures zijn cruciaal voor risicobeheersing. Maak complete back-ups van uw huidige systeem voordat de migratie start. Exporteer data in meerdere formaten (CSV, Excel, SQL) voor extra zekerheid. Plan een testmigratie waarbij een subset van data wordt overgezet om het proces te valideren en eventuele problemen vroegtijdig te identificeren.
Validatie gebeurt in fasen tijdens en na de migratie. Controleer steekproefsgewijs of gastgegevens correct zijn overgekomen, vergelijk reserveringstotalen tussen systemen en verifieer of financiële data klopt. Betrek verschillende teamleden bij de controle, omdat zij patronen kunnen herkennen die afwijken van de normale operatie. Documenteer alle bevindingen en los discrepanties op voordat u live gaat met MEWS.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij een PMS-migratie en hoe los je ze op?
Integratieproblemen met bestaande systemen vormen vaak de grootste technische uitdaging bij de migratie naar MEWS-hotelsoftware. Point-of-sale-systemen, boekhoudpakketten en keycardsystemen moeten blijven functioneren. Los dit op door vroegtijdig te inventariseren welke systemen gekoppeld moeten worden en gebruik te maken van de MEWS Marketplace voor geteste integraties. Plan voldoende tijd voor het testen van koppelingen.
Tijdelijke dubbele werkprocessen ontstaan wanneer teams in beide systemen moeten werken tijdens de overgangsperiode. Minimaliseer deze periode door gefaseerd te migreren per afdeling of locatie. Maak duidelijke werkafspraken over welk systeem leidend is voor specifieke taken. Automatiseer waar mogelijk de datasynchronisatie tussen systemen om handmatige dubbele invoer te voorkomen.
Weerstand van medewerkers komt voort uit onzekerheid en gewenning aan bestaande werkwijzen. Adresseer dit proactief door hen vroeg te betrekken bij de selectie en implementatie van MEWS. Toon concrete verbeteringen in hun dagelijkse werk, zoals snellere gastencheck-ins of eenvoudigere kamerstatusoverzichten. Erken de leercurve en bied continue ondersteuning tijdens de eerste weken na de go-live.
Het waarborgen van de operationele continuïteit tijdens de migratie vereist gedetailleerde planning. Ontwikkel noodprocedures voor het geval systemen tijdelijk niet beschikbaar zijn. Train medewerkers in handmatige back-upprocedures, houd papieren reserveringslijsten beschikbaar en communiceer proactief met gasten over mogelijke kleine verstoringen. Plan de daadwerkelijke overschakeling tijdens daluren, bijvoorbeeld ’s nachts, om de impact te minimaliseren.
Hoeveel tijd kost een complete overstap naar MEWS gemiddeld?
De doorlooptijd voor de implementatie van MEWS varieert sterk per accommodatietype en -grootte. Kleine boutiquehotels met basisconfiguraties kunnen binnen 4 tot 6 weken operationeel zijn. Middelgrote hotels met 50 tot 150 kamers hebben doorgaans 8 tot 12 weken nodig voor een volledige implementatie. Grote hotelketens of complexe properties met uitgebreide integraties plannen 3 tot 6 maanden voor het complete traject.
Het migratieproces kent verschillende fasen met eigen tijdslijnen. De voorbereidingsfase van 2 tot 4 weken omvat contractonderhandelingen, projectplanning en teamsamenstelling. Dataconfiguratie en -migratie vergen 3 tot 6 weken, afhankelijk van datakwaliteit en -complexiteit. De trainings- en testperiode beslaat minimaal 2 tot 3 weken om alle medewerkers vertrouwd te maken met het systeem.
Factoren die de doorlooptijd beïnvloeden, zijn divers. De beschikbaarheid van key users voor training en besluitvorming kan het proces vertragen. De complexiteit van bestaande data en gewenste koppelingen met externe systemen verlengen de configuratiefase. Seizoensgebonden drukte in uw accommodatie kan trainingsmomenten beperken en de go-live uitstellen.
Realistische planning houdt rekening met onvoorziene vertragingen. Technische uitdagingen, aanvullende trainingsbehoeften of scopewijzigingen komen regelmatig voor. Bouw 20 tot 30% buffer in uw planning in voor deze situaties. Een geforceerde, snelle implementatie leidt vaak tot suboptimaal gebruik van MEWS-functionaliteiten en frustratie bij medewerkers. Investeer liever extra tijd in een grondige voorbereiding dan later problemen te moeten oplossen.
Hoe meet je het succes van je overstap naar MEWS?
Het meten van het succes van uw MEWS-implementatie begint met het definiëren van concrete KPI’s voorafgaand aan de migratie. Operationele efficiëntie meet u door check-intijden te vergelijken, het aantal handmatige taken te tellen en de tijd voor dagelijkse rapportages te monitoren. U kunt verbeteringen van 30 tot 50% in processnelheid verwachten na volledige adoptie van MEWS-functionaliteiten.
Medewerkerstevredenheid is een cruciale indicator voor duurzaam succes. Voer enquêtes uit voor en na de implementatie om het sentiment te meten. Monitor trainingsdeelname en systeemgebruik per medewerker om adoptie-uitdagingen vroeg te signaleren. Positieve indicatoren zijn minder overuren, minder stress tijdens piekperioden en proactieve suggesties van teamleden voor systeemoptimalisatie.
Systeemuptime en technische prestaties vormen de basis voor een betrouwbare operatie. MEWS biedt uitgebreide monitoringdashboards voor systeembeschikbaarheid, responssnelheid en foutmeldingen. Vergelijk deze metrics met uw vorige systeem om verbeteringen te kwantificeren. Cloudbased systemen zoals MEWS tonen doorgaans 99,9% uptime, significant hoger dan on-premiseoplossingen.
De impact op gastervaring en omzet meet u door online reviews, Net Promoter Scores en directe omzetcijfers te analyseren. Snellere check-ins, gepersonaliseerde communicatie en naadloze betalingsprocessen verhogen de gasttevredenheid. De impact op de omzet wordt zichtbaar door verbeterde bezettingsgraden, hogere gemiddelde kamerprijzen door dynamische pricing en een toename van directe boekingen. Evalueer deze metrics maandelijks gedurende het eerste jaar om trends te identificeren en optimalisaties door te voeren.
Een succesvolle migratie naar MEWS transformeert niet alleen uw technologie, maar verhoogt ook de algehele prestaties van uw accommodatie. Door zorgvuldige planning, grondige voorbereiding en continue monitoring realiseert u de volledige potentie van moderne hotelsoftware. Voor verdere ondersteuning bij het optimaliseren van uw accommodatiebeheer en het maximaliseren van uw boekingsinkomsten kunt u contact met ons opnemen voor persoonlijk advies.
