Bij de overstap naar MEWS hotel software blijven al uw belangrijke hotelgegevens volledig behouden door een zorgvuldig migratieproces. Het systeem brengt gastgegevens, reserveringshistorie, financiële data en kamerconfiguratiegegevens naadloos over naar het nieuwe platform. Hotels ervaren geen onderbreking in hun dagelijkse operaties, terwijl historische informatie beschikbaar blijft voor analyse en rapportage. Het migratieproces duurt gemiddeld twee tot zes weken, afhankelijk van de complexiteit van uw huidige systeem.
Wat gebeurt er met mijn huidige hotelgegevens bij een overstap naar MEWS?
Tijdens de overstap naar MEWS worden al uw hotelgegevens veilig gemigreerd via een gestructureerd proces dat de continuïteit waarborgt. Het migratietraject begint met een grondige inventarisatie van uw bestaande data, waarbij specialisten bepalen welke informatie overgebracht moet worden. MEWS gebruikt geavanceerde migratietools die automatisch gegevens uit uw huidige systeem kunnen extraheren en converteren naar het nieuwe formaat.
Het proces verloopt in verschillende fases, waarbij eerst een testmigratie wordt uitgevoerd om mogelijke problemen te identificeren. Uw huidige systeem blijft operationeel tijdens de gehele overgang, waardoor uw gasten geen hinder ondervinden. De migratie gebeurt meestal tijdens rustige periodes of ’s nachts om de impact op dagelijkse werkzaamheden te minimaliseren.
Voor hotels die overstappen naar MEWS is het belangrijk om te weten dat alle kritieke bedrijfsinformatie behouden blijft. Dit omvat niet alleen actuele boekingen, maar ook historische gegevens die essentieel zijn voor trendanalyses en revenue management. Het systeem zorgt ervoor dat relaties tussen verschillende datatypes intact blijven, zoals koppelingen tussen gastprofielen en hun boekingsgeschiedenis.
Welke gegevens kunnen precies overgezet worden naar MEWS?
MEWS ondersteunt de migratie van vrijwel alle essentiële hoteldata, waaronder complete gastprofielen met contactgegevens, voorkeuren en speciale verzoeken. Reserveringsgegevens worden volledig overgebracht, inclusief historische boekingen, annuleringen, no-shows en alle bijbehorende notities. Financiële data zoals facturen, betalingen, openstaande posten en creditcardautorisaties blijven eveneens behouden.
Kamerconfiguratiegegevens vormen een belangrijk onderdeel van de migratie. Dit betreft kamertypes, tariefplannen, beschikbaarheidsinstellingen en alle gekoppelde faciliteiten. Ook worden channelmanagerkoppelingen, rate codes en restricties nauwkeurig overgezet. Voor hotels met complexe kamerstructuren of dynamische prijsstrategieën blijven alle instellingen intact.
Operationele gegevens zoals housekeeping-schema’s, onderhoudsmeldingen en inventarislijsten kunnen eveneens gemigreerd worden. Rapporten en analyses uit het oude systeem worden waar mogelijk geconverteerd, zodat jaar-op-jaarvergelijkingen mogelijk blijven. Wij ondersteunen hotels bij het identificeren van alle relevante data voor een complete migratie via onze uitgebreide accommodatiebeheerdiensten.
Hoe lang duurt het migratieproces van gegevens naar MEWS?
Het migratieproces naar MEWS duurt gemiddeld tussen de twee en zes weken, waarbij de exacte tijdlijn afhangt van verschillende factoren. Hotels met minder dan vijftig kamers en standaardconfiguraties kunnen vaak binnen twee tot drie weken volledig operationeel zijn. Grotere hotels of hotels met complexe systemen hebben mogelijk vier tot zes weken nodig voor een volledige implementatie.
De hoeveelheid historische data speelt een belangrijke rol in de migratieduur. Hotels die meerdere jaren aan gegevens willen overzetten, hebben meer tijd nodig dan hotels die alleen recente informatie migreren. Ook het aantal integraties met externe systemen, zoals channelmanagers, POS-systemen of revenue managementtools, beïnvloedt de planning.
Het implementatietraject bestaat uit verschillende fases: voorbereiding (1–2 weken), datamapping en testmigratie (1–2 weken), definitieve migratie (2–5 dagen) en nazorg met het volgen van MEWS-training (1 week). Tijdens deze periode werkt uw hotel gewoon door, waarbij de daadwerkelijke overschakeling meestal in één nacht of weekend plaatsvindt om verstoring te minimaliseren.
Wat zijn de risico’s voor gegevensverlies tijdens de overstap?
De risico’s voor gegevensverlies bij migratie naar MEWS zijn minimaal dankzij uitgebreide veiligheidsmaatregelen en bewezen migratieprotocollen. Voor aanvang van de migratie worden complete back-ups gemaakt van alle hotelgegevens in het bronsysteem. Deze back-ups blijven beschikbaar gedurende het hele traject als vangnet voor onverwachte situaties.
MEWS hanteert een gefaseerde aanpak, waarbij eerst testmigraties worden uitgevoerd zonder het live systeem te beïnvloeden. Hierdoor kunnen potentiële problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en opgelost. Validatieprocessen controleren na elke migratiestap of alle data correct is overgekomen door automatische vergelijkingen tussen bron- en doelsysteem.
Hotels kunnen zelf bijdragen aan risicobeperking door hun data vooraf op te schonen en dubbele of overbodige informatie te verwijderen. Het aanstellen van een interne projectleider die het migratieproces bewaakt en regelmatig steekproeven uitvoert, verhoogt de succeskans. In het uiterste geval van een onvolledige migratie blijven de originele back-ups beschikbaar voor herstel.
Hoe worden gastgegevens en privacywetgeving behandeld bij de migratie?
MEWS garandeert volledige GDPR-compliance tijdens het migratieproces door strikte beveiligingsprotocollen en encryptie van alle gastgegevens. Persoonlijke informatie wordt versleuteld overgebracht via beveiligde verbindingen, waarbij alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot de data tijdens de migratie. Het systeem logt alle handelingen voor auditdoeleinden.
Gastgegevens worden gemigreerd volgens het principe van dataminimalisatie, waarbij alleen noodzakelijke informatie wordt overgebracht. Verouderde of niet-relevante persoonsgegevens kunnen tijdens de migratie worden gefilterd volgens de geldende bewaartermijnen. Hotels behouden volledige controle over welke gastinformatie wordt gemigreerd en kunnen specifieke datasets uitsluiten.
Na afronding van de migratie blijven alle privacy-instellingen en toestemmingen van gasten intact. MEWS ondersteunt automatische anonimisering van gastgegevens na de wettelijke bewaartermijn. Voor Nederlandse en Europese hotels worden alle lokale privacywetten nageleefd, inclusief het recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens volgens AVG-richtlijnen.
Kunnen historische rapportages en analyses behouden blijven in MEWS?
Historische rapportages en analyses blijven grotendeels behouden bij de overstap naar MEWS software, waarbij verschillende opties beschikbaar zijn voor databehoud. Transactiegegevens, bezettingsstatistieken en revenuedata worden volledig gemigreerd, waardoor jaar-op-jaarvergelijkingen mogelijk blijven. Het systeem converteert historische data naar het MEWS-formaat zonder verlies van belangrijke metrics.
Voor complexe, maatwerkrapportages uit legacy-systemen biedt MEWS importmogelijkheden via CSV- of API-koppelingen. Managementdashboards kunnen opnieuw worden opgebouwd met historische data als basis, waarbij KPI’s en performance-indicatoren behouden blijven. Hotels kunnen kiezen hoeveel jaar aan historische data ze willen migreren, meestal tussen de twee en vijf jaar, voor een optimale balans tussen volledigheid en systeemprestaties.
Revenue managementanalyses profiteren vooral van behouden historische data, omdat seizoenspatronen en boekingstrends essentieel zijn voor toekomstige prijsstrategieën. MEWS integreert deze informatie naadloos in zijn analyticsmodule, waardoor revenue managers direct kunnen doorgaan met hun werk zonder verlies van inzichten. Voor specifieke vragen over databehoud en migratiemogelijkheden kunt u altijd contact met ons opnemen voor persoonlijk advies.
